Outils de communication et de collaboration

Microsoft Office 365 (MO365) rassemble les plusieurs applications de communication et de collaboration dont Outlook, Teams, Onedrive et Sharepoint.

Vous trouverez dans cette section, les principales informations concernant chacune de ces applications qui s’avèrent très utiles dans votre travail et spécialement dans le contexte de la pandémie.

La collaboration entre vous et vos collègues demeure importante, et ce, malgré la distance qui peut vous séparer, et les conditions d’isolement qui peuvent être requises.

Différents outils sont mis à votre disposition afin de vous permettre d’effectuer votre travail peu importe l’endroit où vous êtes. Vous n’avez rien à installer. L’équipe technique a déjà activé votre accès sans que vous ne le remarquiez! Toutefois, si vous vous apercevez qu’une des applications requises de fonctionne pas, veuillez remplir une requête Octopus pour faire corriger le problème.

Aux applications Microsoft Office 365 (MS-O365)  de base (Word, Excel, Powerpoint) s’ajoute :

Outlook : Application permettant de gérer les courriels et de suivre à l’aide de l’agenda, les rencontres auxquelles vous êtes conviés ou de créer des rencontres virtuelles ou présentielles. Pour plus d’information sur Outlook, cliquer ici

Teams : Application qui permet  de diminuer les échanges de courriels, de communiquer par téléconférence ou vidéoconférence avec un ou plusieurs collègues, d’échanger des idées, de retrouver facilement des documents d’équipe ou entre collègues ou d’organiser des rencontres de groupes en webvidéo.

Onedrive : Application vous donnant accès à votre espace privé (nuage) inclus dans votre abonnement. Lorsque vous créez un document, vous pouvez l’enregistrer sur votre ordinateur, sur OneDrive ou dans un autre emplacement. Enregistrez vos fichiers sur OneDrive si vous voulez pouvoir y accéder en tout lieu à partir de votre ordinateur, tablette ou téléphone ou si vous désirez le partager avec d’autres personnes. Pour plus d’information sur Onedrive, cliquez ici.

Sharepoint : En plus de pouvoir faire des sites d’équipe ou de communication, c’est l’emplacement idéal pour déposer des documents avec lesquels vous désirez travailler en collaboration. Dès que vous créez ou intégrez une équipe dans Teams, un espace de stockage de documents est créé dans SharePoint.

Un site de formation a été mis en ligne par le MSSS. Il est en constante évolution afin de vous assister le plus adéquatement possible.

On retrouve dans ce site des formations sur tous les outils Office 365 : Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Microsoft Teams, Yammer et autres.  Les formations sont constamment mises à jour pour suivre l’évolution des outils rendus disponibles par Microsoft.

De toute la suite Microsoft Office 365, l’application à adopter pour collaborer efficacement de la maison est Microsoft Teams. Nous vous invitons à consulter la section « Formations de Teams » avant de débuter votre utilisation de Teams.


Teams permet de regrouper les conversations, centraliser les échanges , structurer les discussions en un seul et même lieu.

Teams intègre la suite bureautique Office que l’on utilise tous les jours : Word, PowerPoint, Excel… ainsi que les applications comme SharePoint et OneDrive. Lorsqu’une personne modifie un document, les autres collaborateurs présents dans la chaîne sont prévenus, peuvent partager leur ressenti et coéditer les documents. Il est possible de structurer les échanges dans une chaîne de conversation, de modifier directement un fichier, sans doublon et sans échanges en différés. Tout est centralisé et diminue les interactions superflues.

Tous les fichiers partagés dans des équipes sont classés et centralisés sur SharePoint.

La gestion intégrée du calendrier permet de créer des réunions directement associées aux projets en cours, avec une équipe ou un client et celles-ci s’inscrivent dans le calendrier Outlook.

Il est possible de communiquer par téléconférence ou par vidéoconférence avec les collègues et avec la clientèle.

Vidéo d’initiation à Teams, formation enregistrée lors d’une formation en ligne au CISSS de la Gaspésie. (60 minutes)

En complément, voici Quelques règles de bonnes pratique dans Teams  à adopter.

Guide d’accompagnement de base pour Teams

 

Démarrer Microsoft Teams

Lorsque vous êtes sur le site office.com :

(Il est possible également d’utiliser l’application installée préalablement sur votre ordinateur ou votre appareil mobile)

  1. Cliquez sur le menu de Offfice 365  :

Vous verrez les icônes de plusieurs applications.

ou cliquez sur le carré avec 9 petits points  dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de n’importe quelle application Office 365 déjà ouverte :

Cliquez sur « Teams »

Consulter le Guide de démarrage rapide  pour commencer à utiliser Teams.

Il est essentiel de continuer d’appliquer et de respecter les consignes et politiques de sécurité du CISSS de la Gaspésie sur les données confidentielles.

Respectez OBLIGATOIREMENT la nomenclature lorsque vous créer une équipe dans Teams : CISSSG– NOM DU PROJET – TM.

Exemple : CISSSG – DRHCAJ – TM  / CISSSG– ÉquipeWeb – TM

 

Formations de Microsoft Teams

Consultez les 12 vidéos d’autoformation sur l’utilisation de Microsoft Teams.

Accéder aux applications Microsoft Office 365 en ligne

Les navigateurs Google Chrome ou Microsoft Edge sont recommandés pour bénéficier de toutes les fonctionnalités.

  • Vous pourrez accéder aux applications en allant sur www.office.com
  • Entrer votre adresse de courriel Outlook (adresse courriel et mot de passe)
  • Pour utiliser ces applications sur votre téléphone, vous pouvez les télécharger à partir de AppStore ou GooglePlay!